Google Sites 實際操作程序(下篇)

前幾天介紹了如何用Google Sites製作個人網站(Web Page)，接著再介紹其他文件應用，包含儀表板(Dashboard)、檔案櫃、備忘錄及工作行程。

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2008.10.23更新
Google Sites已有了中文介面，稱為協作平台

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其實儀表板(Dashboard)和Web Page很像的，只是他是分成兩塊且預設四個Gadget讓你插入元件，在Web Page你也可以將layout分成左右兩欄，然後每邊插入兩個gadget的方式來呈現這樣的畫面，這個功能有點類似igoogle，可以拖曳元件到你想要的位置上，這裡值得注意的就是Google Maps還沒有支援，地圖是無法顯示，論壇上很多人在詢問，目前好像還沒解決這個bug。


備忘錄(Announcement page) ，這個類似於發布最新消息或是狀態的即時訊息提供的佈告欄，所以文章儘量減短，如果你只利用在個人網頁，我覺得可以當作你的twitter碎碎念，記錄文章修改、發布或是心情點滴，他呈現長條型的格式，相同目錄的備忘錄都會列在下方，如下圖顯示，所以如果眾人共用一個Site，就可以各訂各自的備忘錄，相互參照，也可加強連絡，不過如果有開放site，要注意的是後面會秀出你的姓名與gmail帳號。


檔案櫃（File Cabinet page），我想Google Page Creator在今年底就會終止服務，我想很多人當然包括綸太郎我，在上面儲存的檔案，勢必要搬家，真是頭痛，在Google還沒提出解決方案前，我想可以利用這個服務來放你的檔案，目前可利用容量為100MB，這包含整個你的Sites帳號，當然付費就可升級空間。

目前使用上有個問題，就是在IE6是無法操作的，請用Firefox，前一篇文章也有提到，IE6適用上有困難，

我們一樣可利用這個服務來放自己的檔案，
1、首先建立一個檔案櫃的頁面，我命名為"部落格用檔案庫"，然後按下Create Page。

2、創建頁面後，先將你要放入的檔案，先建立一個資料夾方便管理，這在Google Page Creator是沒有的，就算你有上千個檔案，也只能一直排下去，所以按下Move to，就會有個 New folder出現，如果先前你已建有資料夾，一樣會跑出其他資料夾的名稱，方便你將檔案分類，


所以我就建立一個名叫blogfiles的資料夾(建議用英文命名)，


按下save，你就可以看到你的檔案櫃頁面多出一個資料夾。


3、按下Add file，載入你的檔案，這時會跳出一個視窗，問你是要從電腦上載或是直接指向url，下方可以增加檔案的描述，這很方便，不然時間一久，從名稱也無法判斷這是作啥用的？


上傳之後，按下檔案敘述就可更改內容，但是無法改變檔案名稱，當然你也可以指定url，並將此網址命名。


這裡要注意的是，頁面雖然用中文命名頁面，但記得要在More actions→Page settings將網址改成英文的，所以我將"部落格用檔案庫"改成"userfiles"，這在上一篇文章有提到，不然在IE6底下你的圖片檔是無法顯示，會變成叉燒包。

另外如果你要外連的話，這個Site一定要開放(設成public) ，否則一樣無法讓人下載或是顯示，這和Google Page Creator不同，Page就算沒有製作網頁，這個空間的檔案還是可以外連，我想未來希望Google Sites能夠改變，而Sites提供的網址如下 ：
http://sites.google.com/site/ 你的site名稱/Home/userfiles/gs6.png?attredirects=0，也比Page提供的長很多，不過現在已經開放設定domain.com，還是可以讓他短一些，(如果你是用中文命名頁面而沒有修改網址時，上方的userfiles會變成一長串的亂碼，讓你的網址變得很長，而且在IE6下無法顯示)，而且如果是圖檔的話要將後面的?attredirects=0去掉，不然他會直接連上你的sites下載的頁面，如下，其他檔案的話好像都是會連到下載的頁面，要再另存新檔，感覺有點麻煩。

如何知道檔案的網址呢? 在Firefox瀏覽器，在檔案上按右鍵，按屬性或是直接複製鏈結網址都可以，在IE則是按右鍵→內容，也會出現網址。


不過sites開放有個問題就是，如果連上你的Sites就會知道你的個人資料的姓名，因為檔案的一覽表最後面會秀出你個人資料，在檔案櫃也有相同的情形，會秀出這個檔案是由哪個gmail帳號及姓名提供。


目前好像沒辦法去除這個項目，如果真的不想讓人知道你真實的姓名，只好到Google帳號裡去改個菜市場名，其實很多人也不會用真實名稱去申請帳號，只是提醒大家注意，有這樣一個隱私漏洞，我想還是有些人是用真實姓名或英譯的，按下編輯即可修改。

最後一項就是工作行程(List) ，預設有四種型態：
‧ Action Items，分配給每個人要完成的工作及解決的問題，並追蹤完成與否。
‧ Issue List，將工作項目做優先順序安排，並追蹤完成進度
‧ Unit Status，最後每個人完成的工作頁面(url)，追蹤進度。
‧ Create your own，自定自己的項目欄位。


每種型態基本上都有四個欄位或是更多，

你也可以再增加，及編排工作順序，這個應用在專案管理或是會議討論流程，較屬於群組式的應用，一般製作個人網頁較不會用到。


綸太郎終於把Google Sites 的基本概念及操作寫完，但我覺得還是有很多改進的空間，可以注意Google Sites Blog發布的訊息，像最新的就是可以擁有自己的domains，也希望他能開放script語法，還有檔案總管式的管理頁面，更重要的是加強開放頁面的隱私權保密，不要秀出姓名或是帳號，那就更棒了。

延伸閱讀：
Google Sites 實際操作程序(中篇)
Google Sites 實際操作程序(上篇)
令人驚豔的Google Sites服務--基本介紹篇